แบกก็หนัก วางซะเถอะ

หลายครั้งที่บอกตัวเองเวลาเจอเรื่องราวกวนใจ ให้ปล่อย ให้วาง แต่บางครั้งก็วางยากวางเย็น หากได้เรื่องราวมหกรรมการวางมาเป็นเครื่องเตือนสติ ก็คงวางได้ง่ายขึ้น 

ขอบคุณผู้บริหาร ที่แจกหนังสือเล่มนี้เป็นที่ระลึกในงานประชุมบริษัท หวังว่าพนักงานท่านอื่น ๆ จะได้ข้อเตือนใจที่ดีจากหนังสือเล่มนี้ด้วย

จะยุ่งไปไหน พักบริหารเวลาเดี๋ยวนึงสิ

 สวัสดีค่ะ

คราวนี้แอบเก็บ คำถามคำตอบของอดีตเพื่อนร่วมงาน และอดีตคุณครู ที่ถามตอบไปมาใน Facebook มาเล่าให้ฟัง

คุณเพื่อนถามว่า งานยุ้งยุ่ง ทำไงดี คนโน้นก็จะเอา คนนี้ก็จะเอา ไม่รู้จะเริ่มทำยังไงก่อน

คุณครูผู้อารี ตอบว่า ให้จัดลำดับความสำคัญของแต่ละงาน โดยดูจาก ผลกระทบที่เกิดขึ้น งานใดพบว่ามีผลกระทบมาก คือสำคัญมาก ให้เริ่มทำก่อน

เหมือนจะเป็นสถานการณ์ ที่ชาว IT โดยเฉพาะ สายสนับสนุน พบเจอกันประจำ คือ วันไหนอะไรจะเสีย ก็จะมาเสียพร้อมกัน ไม่ให้เราได้ตั้งตัว  ส่วนคำตอบก็เหมือนเป็นเรื่องที่เรารู้กันดี คือทำเรื่องสำคัญก่อน

ความยากอยู่ตรง ที่ว่าสำคัญหรือส่งผลกระทบมากเนี่ยวัดด้วยอะไร เช่น ถ้าเทียบงาน link ของสำนักงานสาขา ล่ม กับ ผู้บริหารระดับสูง ใช้งานระบบ e-mail ไม่ได้ เนี่ย  อะไรสำคัญ หรือส่งผลกระทบมากกว่ากัน

ถ้ามองว่าเกิดผลกระทบกับตัวเรา เราคงวิ่งไป support ผู้บริหารก่อน เพราะช้าไปอาจจะโดนด่าได้

ถ้ามองว่าเกิดผลกระทบกับผู้ใช้ เราคงวิ่งไปกู้ link สาขาก่อน เพราะ ผู้ใช้งานที่สาขา มีจำนวนมากกว่า

แล้วถ้ามองว่าผลกระทบต่อองค์กรล่ะ

ผู้ใช้งานที่สาขา อาจจะส่งรับเมล์ หรือ application online ไม่ได้ ทำงาน off line ได้ งานของสาขาคือ trancsaction process หรือ day to day operation

ในขณะที่ผู้บริหาร ทำงานตัดสินใจ บริหาร สั่งการ การรับส่ง e-mail ไม่ได้  ถือว่าช่องทางการสื่อสารในการตัดสินใจ บริหาร สั่งการ หายไป 1 ช่องทาง  และปัจจุบันก็ดูจะเป็นการสื่อสารช่องทางหลักในหลาย ๆ หน่วยงานไปแล้ว การใช้ e-mail ไม่ได้ ของผู้บริหาร อาจจะทำให้การสั่งการ หรือรับทราบข้อมูลสำคัญล่าช้า และส่งผลกระทบไปยังหน่วยงานภายใต้ของผู้บริหารท่านนั้นทั้งหมด


นอกจากการเรียงลำดับผลกระทบแล้ว หลักการบริหารเวลา มีอีกหลายเจ้า ที่เป็นที่รู้จักคือ Time Quadrant หรือ First thing first habit ของ Stephen Covey ที่แบ่งกิจกรรมเป็น 4 ประเภท คือ ด่วน และสำคัญ (Q1) , ไม่ด่วน แต่สำคัญ (Q2) , ไม่สำคัญแต่ด่วน (Q3) , ไม่ด่วนและไม่สำคัญ (Q4)


กิจกรรมใน Q2 ที่ไม่ด่วนแต่สำคัญนั้น หากละเลยไม่ดำเนินการ ไม่นานก็จะกลายเป็น Q1 ขึ้นมาให้เราร้อนตัวได้ ดังนั้น การพิจารณาผลกระทบ จึงอาจมองใน 3 ด้านคือ ความสำคัญ  ความเร่งด่วน และ การลุกลาม (seriousness, urgency and growth - SUG) ด้วย 

รายละเอียดเพิ่มเติมหาค้นหาจาก Key word : Covey's Time Management Quadrants  และ Kepner-Tregoe Situation Appraisal


ขอบคุณทุก ๆ สุนทรียสนทนาบน เครือข่าย